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LA SVOLTA DIGITALE 31 Luglio Lug 2015 1634 31 luglio 2015

Fastweb, la gestione documentale è virtuale

La digitalizzazione spinge le aziende ad adeguarsi. Così gli archivi diventano smart.

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Quando si parla di archivi vengono in mente grandi seminterrati un po’ bui, dove sugli scaffali “riposano” decine e decine di faldoni. Al loro interno centinaia di documenti, schedati secondo un criterio di ricerca, e reperibili solo sul posto.
Almeno fino a quando la carta non subirà il suo naturale processo di deperimento.
A CACCIA DI SPAZI D'ARCHIVIAZIONE. Il problema non riguarda solo biblioteche o centri documentali. Anche le aziende hanno, da sempre, bisogno di spazi dove conservare e catalogare fatture, contratti, polizze e corrispondenza.
IL MAGAZZINO DIVENTA VIRTUALE. Fino a poco tempo fa questi “spazi” erano luoghi fisici: oggi, in molti, casi, si sono trasformati in magazzini virtuali. Una “rivoluzione” resa possibile dal cloud, che prima ha smaterializzato infrastrutture e sistemi, e poi ha portato sulle nuvole processi e file.
AZIENDE, LA SVOLTA CONSAPEVOLE. «Dematerializzazione, digitalizzazione e cloud vanno di pari passo», sottolinea Dario Merletti, marketing manager nel settore Enterprise di Fastweb e spiega che, mentre prima il cloud era considerato soprattutto una soluzione per ottimizzare costi, performance e scalabilità dell’infrastruttura informatica, oggi le aziende lo adottano in maniera più consapevole anche per utilizzare applicazioni e programmi. «Come nel caso della digitalizzazione e dell’archiviazione dei documenti».

La Pa digitale: dalla fatturazione elettronica risparmi per oltre 1 mld di euro

Uno stimolo alla 'svolta' digitale è arrivato dalla Pubblica amministrazione costretta a una virata 2.0, complice anche l'obbligo di fatturazione elettronica introdotta nel 2015 e che, secondo le stime dell'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, una volta diffuso capillarmente, permetterà alla Pa un risparmio complessivo di circa 1 miliardo di euro ogni anno.
70MILA IMPRESE FORNISCONO LA PA. Numeri importanti e che potrebbero avere un impatto significativo sul mondo aziendale, se si pensa anche che dei 5 milioni di imprese italiane, 2 milioni sono fornitori occasionali della Pa e circa 70mila sono invece fornitori “stabili”, che hanno cioè rapporti più o meno continuativi con le amministrazioni locali e pubbliche.
STESSE REGOLE, NUOVE DINAMICHE. In tanti ora si chiedono se la digitalizzazione della gestione documentale nelle aziende cambierà regole e processi. «Semplicemente permetterà di fare le stesse cose in modo diverso. Aggiungerà valore, snellirà processi e infrastrutture e abiliterà ancora di più il lavoro in mobilità e la produttività diffusa», sottolinea Merletti.
SPOSARE TECNOLOGIA E BUSINESS. Obiettivi che, in parte, sono stati già raggiunti da chi ha deciso da tempo di sposare la tecnologia con le logiche del business, ma che ancora hanno ampi margini di potenziamento. «Le priorità di investimento tecnologico per le Piccole e medie imprese italiane nel 2015 hanno confermato questa tendenza e messo in agenda tematiche chiave come il backup dei dati, la digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti e la gestione dei software applicativi», spiega il manager di Fastweb.

Conservare i documenti in modo sicuro e nel rispetto delle regole

Il datacenter di Fastweb.

Proprio la società di telecomunicazioni ha da pochi mesi lanciato sul mercato il suo servizio dedicato alla gestione documentale che comprende il servizio per la conservazione digitale secondo le normative vigenti: si chiama FastCloud Doc e permette alle aziende di digitalizzare e conservare i documenti in modo sicuro, e a norma, sui server Fastweb nel cloud.
SEGUIRE UN PROCESSO STANDARD. «In realtà quando si parla di conservazione digitale non si tratta “semplicemente” di archiviare in elettronico, ma i documenti, per avere valore legale nel tempo, devono essere digitalizzati mediante un processo conforme alla normativa che prevede la firma digitale, l’apposizione della marca temporale e la conservazione all’interno di un’infrastrutura adeguata in termini di sicurezza e in grado di garantire la disponibilità e l’accesso in qualunque momento dei dati conservati», sottolinea Merletti che spiega come anche il servizio di Fastweb sia certificato dall’AgID, l’ente governativo che verifica l’attendibilità degli standard di archiviazione documentale.
I VANTAGGI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE. La dematerializzazione porta con sè dei vantaggi notevoli, sia da un punto di vista di compliance sia economici, spiega Fastweb. «Da una parte affidarsi a un cloud provider che offre servizi di archiviazione sgrava le aziende da incombenze burocratiche e normative, dall’altra digitalizzare i documenti implica anche notevoli benefici in termini di risparmio: dalla carta ai costi di stampa e fino agli spazi fisici per l’archiviazione», dice Merletti.
UN RISPARMO DI 6-7 EURO A FATTURA. Che sottolinea: «Gli studi di settore ad esempio calcolano in media un risparmio di circa 6-7 euro a fattura emessa».
Secondo uno studio effettuato dall’Osservatorio del Politecnico di Milano, nel 2013 il tema della dematerializzazione dei documenti era al quarto posto nella classifica stilata dalle aziende sulle tematiche It più calde. Nel 2014 era già passata al secondo posto, dopo i big data e analytics. Segno che la “migrazione digitale” consapevole è solo all’inizio. E negli archivi sulle nuvole c’è spazio per tutti.

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