MANIFESTAZIONE FORENSE
LEGAL&LAW 19 Ottobre Ott 2015 1523 19 ottobre 2015

Avvocati di tutta Italia, il cloud vi cambia la vita

Semplifica, riduce i costi, vi avvicina al cliente: ecco perché è una rivoluzione.

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Il cloud computing è un'opportunità di gestione delle imprese condotta attraverso una infrastruttura It che consente di archiviare ed elaborare dati in remoto, puntando sui concetti di dematerializzazione, trasparenza, razionalizzazione dei costi, contrazione dei tempi di trasmissione e di risposta.
I servizi legali sono da sempre considerati, tanto dai professionisti quanto dai clienti, servizi tradizionali, ossia basati su modalità di relazione e di gestione standardizzate.
Il rapporto tra studi legali e clienti viaggia quindi ancora su binari consolidati, quali la fiducia e l’autorevolezza, la reputazione, la specializzazione, la visibilità, il volume d’affari e la capacità di networking.
INFORMAZIONI IN TEMPO REALE. Con l’avvento di internet entra oggi in discussione non solo il peso specifico di ciascun professionista o il valore tecnico-giuridico di ciascuno studio, ma anche l’approccio che essi sono grado di trasmettere agli utenti attraverso l’utilizzo di tecnologie e innovazioni capaci di modificare il processo di comunicazione tra avvocato e cliente.
In questo scenario si colloca un’idea di rottura, ovvero quella dell’utilizzo in seno agli studi legali del cloud computing, strumento di management che consente ai professionisti di mantenere un contatto costante con la clientela, di fornire e scambiare aggiornamenti e informazioni in tempo reale ma, soprattutto, di calmierare i costi di gestione a un livello significativamente maggiore rispetto al passato.
SERVIZI AD ALTO VALORE AGGIUNTO. In questa direzione, il primo step da compiere per l’utente dei servizi cloud, è quello di pensare come professioni ancora considerate “tradizionali”, quale quella dell’avvocato, possano riposizionarsi sul mercato offrendo servizi ad alto valore aggiunto e di grande specializzazione, a costi più contenuti rispetto alla prassi attuale, e ciò grazie all’utilizzo delle nuove tecnologie.
Il cloud computing cambia infatti radicalmente il lavoro dell’avvocato. Non solo perché esso rappresenta la via più semplice per ottenere quei vantaggi di efficienza che, da sempre, l’informatica promette ma sono difficili da realizzare in un piccolo studio legale, ma anche perché il cloud può accompagnare l’avvocato nel suo lavoro quotidiano, evitandogli perdite di tempo, migliorandone la qualità e l’efficienza, garantendo un controllo totale sulla sua agenda professionale.
L'IMPORTANZA DELLA RELAZIONE COL CLIENTE. Poiché la relazione con il cliente è un elemento fondamentale nella professione legale, il fatto di consentire a entrambi, avvocato e cliente, di accedere con facilità, in qualunque momento, in qualsiasi luogo e tramite qualunque device, alla documentazione, ai fascicoli e a ogni altra informazione che lo riguardano, non ultima in ordine d’importanza il monitoraggio delle parcelle e del montante di spesa, costituisce una vera rivoluzione nel settore.
La gestione delle problematiche legali attraverso il cloud dà quindi totale trasparenza al cliente rispetto all’operato dello studio ed è anche molto apprezzato dalle aziende che devono stilare previsioni sui costi e mettere a budget le spese legali al pari di tutte le altre poste di bilancio.

Dall'anagrafica agli appuntamenti: uno strumento multiuso

Facendo esempi concreti, constatiamo che la tecnologia digitale può aiutare in molti modi il lavoro dell’avvocato, dematerializzando i documenti, consentendo di condividere con altri professionisti e con lo stesso cliente lo schermo del computer, dando accesso remoto agli strumenti di lavoro e ai file dello studio.
Se - da una parte - la condivisione e la collaborazione costituiscono commodity disponibili per gli utenti di Internet, dall’altra il cloud computing offre una vera e propria integrazione con l’ambiente gestionale dell’impresa e dello studio legale.
Di conseguenza, se la condivisione dei file evita ai professionisti lo scambio di numerose bozze di uno stesso contratto, il disporre di documenti organizzati in modo efficace, che non si limitino a un elenco di cartelle e sottocartelle, permette di controllare in pochi istanti e a titolo esemplificativo l’anagrafica del cliente, l’elenco delle controparti, le informazioni su chi ha lavorato su quella pratica, il tempo impiegato e anche l’elenco dei relativi appuntamenti.
IL NODO DELLA SICUREZZA. Va peraltro detto che esistono ancora dei fattori di criticità per uno sviluppo reale del cloud computing in seno agli studi legali: da una parte c'è, soprattutto da parte degli avvocati, un approccio molto tradizionalistico alla professione, circostanza questa che pone il tema del cambiamento e del superamento di certi standard operativi della categoria che ancora oggi resistono e frenano lo sviluppo di nuovi modelli di business.
Dall’altra c'è il tema della sicurezza e della tutela dei dati che deve essere garantito al massimo.
I TIMORI DEI CLIENTI. Il timore più grande per i clienti è infatti quello di perdere i propri dati o, peggio ancora, di vederli resi accessibili da parte di estranei. In tal senso va subito precisato che per sua natura il cloud computing è molto più sicuro e stabile rispetto a molte altre soluzioni tecnologiche attualmente in uso negli studi legali.
Inoltre, chi decide di adottare tale modello gestionale deve necessariamente associare alla tecnologia impiegata degli strumenti giuridici capaci di garantire standard di tutela dei dati personali equiparabili a quelli comunitari.
PROCESSI GESTIONALI PIÙ SNELLI. Operando la scelta del cloud anche gli avvocati possono quindi sviluppare modalità di relazione e di gestione dei propri servizi che abbracciano le nuove tecnologie, rendono più snelli i processi gestionali e la stessa trattazione delle controversie giudiziali, più veloce la comunicazione con clienti e terzi, meno onerose le tariffe.
Per fare questo è sufficiente una dose di intraprendenza accompagnata da una visione dell’attività dello studio legale che si trovi sì collocata gestionalmente su una “nuvola”, ma che sotto la prospettiva del professionista si trovi sempre con i piedi ben saldi a terra.

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