Come organizzare un evento aziendale

Redazione
12/02/2015

Le varie tappe per organizzare un meeting aziendale di successoGli eventi aziendali sono un biglietto da visita importante per ogni azienda. Durante l'evento, infatti, l'azienda trasmette il proprio messaggio, pubblicizza i prodotti e si rivolge ad un pubblico di potenziali acquirenti.P...

Come organizzare un evento aziendale

Le varie tappe per organizzare un meeting aziendale di successo

Gli eventi aziendali sono un biglietto da visita importante per ogni azienda. Durante l’evento, infatti, l’azienda trasmette il proprio messaggio, pubblicizza i prodotti e si rivolge ad un pubblico di potenziali acquirenti.

Per far si che questi eventi siano un successo è necessario che siano coerenti con la mission, gli obiettivi, i valori e le politiche aziendali.

La data e l’orario

Innanzitutto prima di partire con l’organizzazione vera e propria è utile individuare il pubblico di riferimento e soprattutto l’obiettivo, senza tralasciare il budget a disposizione. Stabilire la formalità o meno dell’evento, designare i ruoli dei collaboratori e fissare la data e l’ora sono un ottimo punto da cui iniziare a lavorare.

Gli invitati

Individuare gli invitati e mandare loro inviti attraenti in cui si chiede di confermare la presenza aiuterà ad avere al più presto un numero di partecipanti su cui costruire poi l’evento. E’ consigliabile non organizzare eventi troppo posticipati rispetto al momento della spedizione degli inviti: tre settimane di anticipo sono più che sufficienti.

La location

Ora che si ha un’idea della portata dell’evento, della data e dell’orario, si può iniziare a pensare alla location. E’ quindi necessario contattare le strutture che interessano per sapere se sono libere e possono soddisfare le esigenze.

Il team

Bisogna anche preparare il team che si occuperà del servizio. Ogni membro deve gestire una determinata area.

Il programma

Una volta assegnati ruoli, contattati gli invitati e deciso la location non resta che stabilire alla perfezione il programma dell’evento (conferenze, turni di parola, buffet ecc…), lasciando comunque sempre un margine all’imprevisto.

Il piano di comunicazione

A supporto di un evento, c’è un buon piano di comunicazione. Sarà utile scegliere un simbolo che caratterizzerà tutta la comunicazione dell’evento: dall’invito alle presentazioni, dai video agli atti del convegno fino alla segnaletica. Si dovranno coordinare anche le attività di ufficio stampa e di redazione, per la produzione delle informazioni ufficiali da trasmettere ai media.

Utile ricordare che è importante avere il controllo completo di tutte le fasi organizzative e di realizzazione, oltre a quelle di accoglienza di ospiti e partners.

Il meeting è ora perfezionato: presentazione pronta, partecipanti confermati, sala meeting e programma sono pronti. Manca solo la consegna presso la sede della riunione del materiale aziendale. Per evitare di smarrire il materiale è necessario mettere in evidenza il nome del riferimento, la data del meeting ed il titolo dell’evento stesso.