21 Novembre Nov 2018 1000 21 novembre 2018

Organizzazione eventi, l’importanza degli allestimenti

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Di solito, per eventi rilevanti, ci si affida a dei veri e propri professionisti del settore allo scopo di ridurre lo stress da organizzazione eventi e delegare gli oneri a chi è dotato di esperienza pluriannuale e di problem solving: del resto, non tutti i manager e gli sposini possono conoscere le varie regolamentazioni in merito all’allestimento eventi.

Organizzare un evento, scelta professionista

Quando si ha la responsabilità di organizzare un evento importante e di enorme rilevanza, soprattutto mediatica, la decisione più saggia è quella di chiedere un preventivo ai vari esperti del settore. Rischiare di organizzare tutto da soli può essere controproducente: un conto è l’organizzazione di un piccolo party, un altro è progettare un evento come un matrimonio con migliaia di invitati, o un meeting aziendale in cui si alternano incontri di lavoro e lo svago. Un’azienda specializzata nel settore degli eventi deve avere determinati requisiti. Prima di tutto, avere anni di esperienza e una reputazione consolidata nel tempo, poi fornire determinati servizi, come il noleggio dell’arredamento, della location e degli allestimenti. Se inoltre mette a disposizione personale specializzato e qualificato come hostess e stewart per accoglienza e assistenza, mentre per la parte tecnica attrezzisti e tecnici specializzati.

Sembra un paradosso, ma l’imprevisto più ricorrente di chi decide di optare per il fai da te è quello dell’allestimento. Avere a che fare con la scelta e le regole dettate dall’allestimento eventi è molto pericoloso per un principiante, burocraticamente parlando. Si rischiano sanzioni salatissime, oltre che una denuncia penale in caso di infortunio o emergenza in caos non si rispettino le distanze e le norme di sicurezza, oppure ci si dimentica di presentare richiesta di autorizzazione al Comune o altra autorità.

Allestimento per eventi, cosa significa

Per definire gli allestimenti in questo caso specifico, essi sono da intendere come tutti i supporti per eventi pubblici o privati. Quindi, fanno parte di un allestimento eventi palcoscenici, palchi modulari, pedane e passerelle, ma anche pannelli, servizio luci, service audio, tralicci in alluminio e tutto quello che serve per completare una scenografia.

Inutile dire che gli allestimenti sono regolamentati in maniera molto rigida e le sanzioni per i trasgressori sono molto severe. Per questo motivo c’è bisogno di chi possa progettare questa risorsa e collocarla sapientemente intorno alla location prescelta,, tenendo conto delle richieste e delle esigenze di chi parteciperà all’evento. Un asso nell’organizzazione eventi e nella progettazione di allestimenti è NoSilence. Addirittura, questa azienda di Roma è in grado di fornire allestimenti tecnici, tecnologici e allestimento di interni.

I vari tipi di allestimenti per eventi

Di solito, i professionisti cercando di dividere nelle categorie sopra citate i vari allestimenti: l’allestimento tecnico è format da tutti i materiali che sono lo scheletro della scenografia o della struttura, ad esempio tralicci in alluminio, le pedane, i pannelli. Tutte attrezzature che contribuiscono a creare palcoscenici, palchi modulari, pedane e passerelle: tutti allestimenti che possono richiedere il servizio di montaggio e che può essere compreso nel prezzo finale.

Qualora l’evento abbia un carattere tecnologico, l’allestimento deve avere una tecnologia avanzata e i progettisti dovranno studiare soluzioni alternative, creative e spettacolari con l’ausilio di video e audio: si va dall’amplificazione, dalle luci e da veri e propri video. Un esempio può essere una manifestazione in piazza, dove è previsto un grande afflusso di persone.

Infine, l’arredamento di una location è fondamentale. Arredare un locale rispettando il suo valore storico o le sue peculiarità non è certo da tutti e un organizzatore metterà a disposizione la sua esperienza, ma anche sedute, complementi d’arredo da esterno e da interno, materiale luminoso e decorazioni uniche per rendere il party o il meeting indimenticabile. Specialmente in occasione di eventi particolarmente importanti, come ad esempio un matrimonio, non è possibile correre il rischio di avere una location anonima: bisogna renderla fotogenica e cercare di adattarla allo stile degli sposi, soprattutto se c’è un tema specifico. Che sia un fiore, un palcoscenico, un effetto sonoro o un gioco di luci particolari, meglio non rischiare di rovinare tutto e avere la convinzione di risparmiare non chiamando una ditta di organizzazione eventi per gli allestimenti.

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