Come sopravvivere alla giungla di Zoom

Gianluca Comin
08/05/2020

Tra smartworking e webinar, la tecnologia sta cambiando il nostro modo di lavorare e il lavoro stesso. Per questi motivi, e per evitare di affogare in un mare così torbido, è importante imparare a fare fruttare anche le più lunghe e tediose videoconferenze.

Come sopravvivere alla giungla di Zoom

Tante sono state e tante continueranno a essere le problematiche relative alla diffusione del Covid-19 e dell’impatto che questo sta avendo e avrà sul futuro delle nostre vite.

Tra queste abbiamo a lungo sentito parlare dello smart working, di questo nuovo approccio lavorativo che poi, per alcune realtà, tanto nuovo non era.

Lavorare da casa ha costituito un vantaggio per tanti, basti pensare ai neogenitori o a tutte quelle persone che dovevano percorrere molti chilometri per raggiungere il proprio luogo di lavoro; invece, per altri aspetti, soprattutto legati all’uso delle nuove tecnologie, lo smart working sta diventando una spada di Damocle che pende sulle teste di tutti coloro che, fortunati, possono vantare ancora un lavoro stabile in un periodo così incerto.

COSÌ È CAMBIATA LA COMUNICAZIONE INTERNA

Costantemente connessi, in dovere di rendere conto a tutti i messaggi Whatsapp, le chiamate e le mail che riceviamo, la star indiscussa del lavoro da remoto è certamente la piattaforma Zoom. Sistema che, alla fine dello scorso anno, aveva ospitato 10 milioni di utenti e che oggi ne conta 200 milioni. Una conseguenza prevedibile date le potenzialità della piattaforma, talmente versatile da poter essere usata per brevi call interne o per webinar più ampi garantendo una efficace interazione tra relatori e pubblico.

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Ad aver reso famosa la piattaforma nel corso di questa pandemia, però, non sono state le sue potenzialità, ma i rischi che rappresenta. Infatti, Zoom sembra aver avuto parecchie problematiche legate ai cyber attacchi che, per forza di cosa, sono diventati sempre più frequenti: i criminali della quinta dimensione seguono sempre il denaro oggi facilmente reperibile visto il crescente numero di utenti da poter convincere a cedere credenziali e scaricare maleware. Ma al di là delle critiche relative ai temi di sicurezza della Rete, che certamente sono cospicui e necessitano di essere affrontati al più presto, le piattaforme – Zoom, come anche le più famose Teams di Microsoft o Webex di Cisco, la più antica Skype o le più nuove come Bluejeans – hanno radicalmente sconvolto il nostro modo di lavorare e la comunicazione all’interno dell’azienda.

MANTENERE L’ATTENZIONE È DIFFICILE

Le riunioni hanno assunto un connotato diverso e, talvolta, permettono addirittura di riscoprire lati caratteriali nascosti di colleghi che conosciamo da anni. Nonostante questi sistemi digitali abbiano semplificato il lavoro e le agende di molti manager, nella realtà, spesso, mantenere la concentrazione nel corso di una videoconferenza risulta essere molto difficile. Dopo 10 minuti, in una call in cui spesso partecipano molte più persone del dovuto, si perde l’attenzione e si comincia a vagare con la mente e con gli occhi all’interno della propria casella di posta elettronica. Insomma, con troppa frequenza, alla fine dell’incontro ci si ritrova ad aver perso molto tempo e ad aver recuperato qualche mail in più. Questo è dovuto al fatto che, come spiega molto bene un articolo dell’Harvard Business Review, il ruolo degli ascoltatori viene sottovalutato in questo nuovo contesto comunicativo e nel video si perdono tutti i principi imparati nei corsi di public speaking relativamente alla gestualità, all’uso dello sguardo, alla postura, al dress code.

ATTENTI ALL’EFFETTO RINGELMANN

I partecipanti a una riunione virtuale sono spesso soggetti al cosiddetto “Effetto Ringelmann”. Nel 1913, Max Ringelmann, un ingegnere architettonico francese, chiese a una squadra di persone di tirare una corda. Chiese poi a singoli individui – separatamente – di tirare la stessa corda notando che, quando le persone lavoravano come individui, si sforzavano di tirare più di quando lavoravano in squadra. Insomma, più grande è il gruppo, minore è la responsabilità che ogni individuo sente nei confronti dei suoi colleghi e degli obiettivi della squadra. Dunque, poiché come accennavo prima spesso nelle conference call ci sono molte più persone del dovuto, questo può far sì che le persone si sentano meno motivate ad ascoltare e a partecipare: meno ci si sente necessari e più ci si sente lontani dal perseguimento di una causa comune, più ci si distrae.

LA PERDITA DI FOCUS E LE CONSEGUENZE SUL RENDIMENTO

Aumenta così la distrazione e aumenta il senso di fallimento e inutilità nei dipendenti che partecipano alle riunioni senza sentirsi parte costitutiva di un progetto. La perdita di focus sugli obiettivi può avere, quindi, conseguenze drammatiche, non solo sulla psicologia dell’individuo, ma sul rendimento dell’azienda stessa. Per questi motivi è necessario che i leader trovino e insegnino ai propri dipendenti a mettere a frutto queste videoconferenze, valutandone criticamente la necessità, l’utilità e gli obiettivi da raggiungere. L’effetto Ringelmann, infatti, si può ridurre seguendo alcune regole per la comunicazione efficace

ASCOLTO ATTIVO E DEFINIZIONE DI UNO SCOPO

Ascoltare quello che dicono i colleghi e i presenti alla call è essenziale per dare un taglio concreto alla conversazione e mettere a frutto il tempo a disposizione. A volte i partecipanti intervengono per esprimere il loro punto di vista senza prima ascoltare o riconoscere ciò che è stato appena detto. In risposta, quindi, le persone tendono a ripetere i punti espressi rallentando così tutta la riunione e dando vita a una conversazione disarticolata e frustrante. Questa dinamica viene amplificata in una riunione virtuale, dove le persone spesso parlano l’una sopra l’altra. Dunque, un ascolto attivo che renda gli altri partecipi e coinvolti in quello che state dicendo, aiuterà certamente a evitare inutili perdite di tempo. Focalizzarsi e ripetere i punti chiave è centrale per coinvolgere l’attenzione degli interlocutori e, per fare ciò, è importante arrivare preparati con domande e osservazioni preconfezionate. Queste indirizzeranno la conversazione e consentiranno di arrivare a conclusioni efficaci nel minor tempo possibile.

FATE DOMANDE E UNITE I PUNTINI

Altri due aspetti fondamentali per evitare di fare un buco nell’acqua è quello di non vergognarsi nel fare domande. La mancanza di gestualità, problemi di connessione e toni di voci poco calibrati possono confondere le idee rispetto a ciò che state sentendo. Chiedete. Chiedete sempre. Non solo per focalizzare nuovamente l’attenzione sul tema cruciale della videoconferenza, ma per evitare di chiudere la chiamata senza aver colto il senso di quello che è stato detto. Una volta aver posto le domande giuste, sarà importante che, a fine call, uniate i puntini di quanto detto. Appuntate su un quaderno le informazioni principali con i nomi delle persone che le hanno riportate e riflettete su quanto sentito. In questo caso più che mai, le riflessioni post-riunioni sono importanti per dare un senso al tempo investito.

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In conclusione, seppur le nuove tecnologie sembrano aver complicato alcuni aspetti lavorativi, è importante adottare subito un nuovo approccio che ci consenta di sfruttare al meglio la tecnologia e il nostro tempo. D’altronde, siamo sempre in un periodo di crisi e tutte le crisi, si sa, comportano cospicui cambiamenti di rotta e visione.

*Professore di Strategie di Comunicazione alla Luiss di Roma